🎯 Contexte
D.Van&Sens est un atelier artisanal d'aménagement de vans. En grandissant, l'organisation reposait encore beaucoup sur le papier et la ressaisie manuelle : suivi de stock sur papier, messagerie éclatée entre plusieurs adresses, aucune relance automatisée. Autant de temps administratif pris sur le cœur du métier.
Je suis intervenu sur 4 séances de 2h (avec un travail en amont de chaque séance), dans le cadre du programme Itinéraires TPE (Pornic Agglo) pour lequel je suis conseiller. L'objectif : faire l'état des lieux, prioriser les vrais besoins et choisir des solutions adaptées aux contraintes de l'atelier — pas les plus puissantes, les plus pertinentes pour eux.
>>> Ce que j'ai réalisé
État des lieux et cartographie des flux
Modélisation sur Miro du fonctionnement réel de l'atelier — devis, commandes, suivi de chantier, facturation — pour rendre visibles les points de friction et les tâches les plus chronophages.Priorisation des besoins et arbitrage des outils
Comparaison entre un ERP clé en main et de l'automatisation sur mesure. Le choix s'est porté sur un outil existant (Odoo) pour centraliser gestion et suivi : plus de stabilité, moins de maintenance, aucune dépendance à un prestataire pour faire évoluer l'outil.Centralisation et remise en ordre de la messagerie
Reprise de la messagerie Gmail de bout en bout : redirection des e-mails, gestion des alias Hostinger et mise en place de filtres, pour retrouver un point d'entrée unique et fiable dans les échanges clients.Déploiement de la transcription automatique
Mise en place de Noota pour transcrire automatiquement appels et réunions, avec une phase de test manuelle pour caler les résumés au plus près de leurs besoins avant d'automatiser.
Un accompagnement où chaque décision visait le même cap : privilégier les outils existants au sur-mesure, pour une reprise en autonomie et un atelier qui reste maître de son organisation dans le temps.
📊 Résultats
→ 5h gagnées par semaine sur l'administratif
→ Un outil unique (Odoo) pour remplacer le suivi papier et la ressaisie
→ Plus de fluidité et de précision dans la gestion au quotidien
→ Des solutions maintenues en autonomie, sans dépendance à un prestataire
→ Avis client 5★ sur Google
« Merci pour ton aide dans notre démarche de simplification de notre organisation et gestion d'entreprise. Pour nous avoir permis d'y voir plus clair, prioriser nos besoins et faire un état des lieux puis trouver les solutions adaptées à nos contraintes. » — D.Van&Sens
